Técnicas para que no se te olvide nada

LA TRILOGÍA DEL DESPISTE (I)

Todos nos hemos despistado alguna vez. Despistarse es tan humano como equivocarse. Pero no por ser humano nos lo podemos permitir, especialmente en el ámbito profesional. 

Casos que he visto, oído y/o sufrido:

• Olvidarse de pedir al cliente un documento relevante para una operación.
• Olvidarse de comprobar las cargas registrales (y que la venta se te caiga por ello cuando ya tenías una oferta).
• ¡Olvidarse de enviar la factura (y cobrar) al cerrar una operación!
• Olvidarse de cosas mucho más tontas, como por ejemplo, mandarle a un cliente un plano que te pidió durante la visita (y que te lo tengan que recordar).

Así que dejaremos la poesía del despiste para los sabios. Para los agentes inmobiliarios he creado 'La trilogía del despiste', una serie de 3 artículos: 

1. Cómo evitar el despiste en temas puntuales (el que estás leyendo).
2. Cómo evitar los despistes en procesos complejos (pronto en sus pantallas).
3. Cómo protegerse de los despistes de los demás (dentro de un par de semanas).

EL MÉTODO EDU-ARD

Primer paso (EDU): ¡Hazme caso! Lo he probado todo porque soy un tipo bastante despistado. Justamente por ese motivo me he tenido que dotar de un método. Desde que lo uso, ni mis clientes ni mis compañerxs de trabajo me lo notan.

Encuesta realizada a unos cuantos compañeros de la empresa mientras escribía este artículo. ¡Mira que son #buenagente!

Segundo paso (A): Apúntalo. Todo. Siempre.Apúntalo en el momento en el que te comprometes, en el momento en el que te lo piden, en el momento en el que se te ocurre, … Cuando te surja una tarea, apúntala. 

Vale, ¿Y dónde? En el bonus track del artículo te explicaré cómo lo hago yo, pero el “dónde” apuntarlo, es poco relevante, siempre que sea un soporte que lleves siempre contigo: 

• Hazlo en una agenda de papel, en el iHand  o en una app del móvil. 
• Hazlo siempre de la misma manera. 
• No vale apuntar en lugares distintos, por mucho que en ese momento te pueda parecer que ya te sirve. 

El método no funcionará si no eres metódicx desde el primer paso. Por eso se llama método y no fléxtodo. En este tema la flexibilidad no es un valor, sino un error.

iHand. No comments.

Tercer paso (R): Crea una Rutina sencilla. 

Una rutina es una tarea que realizas de forma periódica, en este caso cada día laborable. Reserva una parte de tu agenda diaria para la realización de las tareas que has ido apuntando durante las 24 horas anteriores. Recomendaciones:

• Elige una franja de tiempo en la que puedas estar en tu lugar de trabajo. No vale hacerlo desde el bar mientras desayunas.
• Fíjala en tu calendario. Si puede ser, siempre a la misma hora. Si trabajas con agenda de papel tendrás que generar el hábito de asignarla cada día. Si trabajas con un calendario digital, crea una cita recurrente (diaria en los días laborables) que se llame, por ejemplo, “Tareas cortas”. La podrás ir moviendo cada día en función de los otros temas que tengas que atender, pero respétala como respetarías una cita con un cliente.
• Asígnale una duración razonable y que sea siempre la misma. Si un día acabas antes con tus tareas, será un tiempo que ganado para tomar un cortado. Pero no te quedes cortx.

Ejemplo de la agenda de una mañana cualquiera, con franjas reservadas para actividades distintas, entre ellas, las Tareas Cortas.

Cuarto paso (D): Cumple con la rutina cada Día.

No te hagas trampas al solitario. Se acabó la anarquía. Ahora ya tienes una franja de tu jornada dedicada a las pequeñas tareas y las tienes todas apuntadas en un solo lugar. No hay pérdida posible. Tienes el hábito de apuntarlas y el momento asignado para realizarlas. Tienes el método EDU-ARD (Apuntar + Rutina + Diaria).

Tus clientes lo notarán. Failure is not an option.

Tu nivel de estrés bajará. Ommmm.

Habrás realizado un paso más hacia la toma de Ctrl de tu tiempo. Cuéntame, ¿cuál es tu método?

Bonus track: Ctrl + C (copiar de Edu):

1. Cada vez que me surge una tarea me mando un email a mí mismo. Recuerda que estoy hablando de pequeñas gestiones, tipo “Enviar el plano a Pepita” o “Inscribirme en el curso de captación del CEO de Monapart”. No utilizo libretas de papel, ni aplicaciones de tareas (tipo Tasks). El móvil lo llevo siempre encima y tengo la aplicación de Gmail (en Monapart utilizamos Google Workspace) muy a mano, de modo que me resulta fácil enviarme un email con la tarea en el asunto.
2. En mi calendario tengo bloqueada una franja de 50 minutos diarios para la realización de tareas cortas (yo las llamo gestiones) y el vaciado de mi bandeja de entrada (de este tema ya hablaré en otro artículo). Durante esos 50 minutos solo hago eso. Lo hago con tanto foco que ni respiro. Lo llaman digital snorkeling y es bastante peligroso. 
3. Si creo que una tarea me va a tomar más de 10 minutos o se me complica durante la ejecución, la reservo para el final o le asigno una nueva franja con el tiempo necesario para el mismo día o el día siguiente.
4. Si en esos 50 minutos no tengo tiempo de hacerlo todo, pospongo aquellos emails y auto-emails para otro momento. Jamás me permito posponer más de 2 veces una tarea. Si eso sucede, concluyo que no es una tarea importante y, por tanto, la elimino y asumo las consecuencias.